e-Social 2023: como enviar os eventos, quais as empresas obrigadas e como evitar multas

RESUMO DAS OBRIGAÇÕES DO ESOCIAL

Os eventos do eSocial são uma obrigação presente no cotidiano das empresas. O eSocial entrou em vigor no Brasil de acordo com o cronograma estabelecido pelo Governo Federal. A primeira implantação do eSocial iniciou-se na versão 2.5 em 2018 e abrangeu empresas com faturamento anual superior a R$78 milhões. Em 2019 a obrigação se estendeu e envolveu as demais empresas privadas, incluindo micro e pequenas empresas, além de empregadores do tipo pessoas físicas.

O eSocial para SST (saúde e segurança no trabalho) entrou em vigor com a versão S-1.0 a partir de outubro de 2021 (grupo 1) e a partir de janeiro de 2022 (grupos 2 e 3). O grupo 4 (órgãos públicos) entrou em vigor em janeiro de 2023.

As obrigações referentes ao eSocial em 2023 para as empresas obrigadas incluem, resumidamente:

1. Envio de eventos periódicos: as empresas devem enviar regularmente informações sobre remuneração, contribuições previdenciárias, FGTS e outras informações trabalhistas por meio de eventos periódicos.

2. Envio de eventos não periódicos: as empresas também devem enviar informações sobre admissões, afastamentos, férias, demissões e outros eventos não periódicos.

3. Comunicação de acidente de trabalho: em caso de acidente de trabalho, a empresa deve comunicar o fato ao eSocial no prazo de um dia útil.

4. Envio de informações de segurança e saúde do trabalho: as empresas também devem enviar informações sobre a saúde e segurança do trabalho, como exames médicos, treinamentos e outros documentos relacionados à saúde e segurança dos trabalhadores.

Neste artigo daremos foco aos eventos de SST (segurança e saúde do trabalho), que é onde as empresas mais estão tendo dificuldade em se adaptar.

QUAIS EMPRESAS ESTÃO OBRIGADAS AO ESOCIAL?

Hoje todas as empresas, independentemente do porte e da atividade econômica, estão obrigadas a enviar eventos de SST (Saúde e Segurança do Trabalho) ao eSocial, desde que tenham empregados contratados e em atividade. Empresas menores como MEI e Empregador Doméstico possuem um certo tratamento diferenciado, mas ainda assim precisam cumprir as obrigações. Ou seja, a obrigatoriedade se aplica a todas as empresas com funcionários registrados pela CLT, incluindo empregadores domésticos, órgãos públicos e entidades sem fins lucrativos. Além disso, as empresas que possuem trabalhadores rurais, aprendizes, estagiários e trabalhadores avulsos também estão sujeitas a essa obrigação.

O eSocial possui o  Módulo Simplificado, disponível para o Empregador Doméstico, o Segurado Especial e o MEI – Microempreendedor Individual enviarem os eventos.

COMO ENVIAR OS EVENTOS AO ESOCIAL?

O envio dos eventos de SST ao eSocial segue um passo a passo que pode ser dividido em algumas etapas, do começo ao fim:

1. Cadastro da empresa no eSocial: o primeiro passo é o cadastro da empresa no eSocial. Isso pode ser feito por meio do Portal do eSocial.

2. Identificação dos trabalhadores: em seguida, a empresa deve identificar todos os seus trabalhadores e cadastrar as informações pessoais de cada um, como CPF, número de matrícula, nome completo e data de nascimento. Nesta etapa a contabilidade envia os primeiros eventos ao eSocial.

3. Coleta de informações dos eventos de SST: com os eventos da contabilidade recém enviados, a empresa deve coletar todas as informações referentes a exames clínicos ocupacionais, acidentes de trabalho e agentes nocivos presentes nas atividades (ou a ausência deles).

4. Envio dos eventos: depois de coletar as informações dos eventos de SST, a empresa deve enviá-los por meio do portal do eSocial (de forma manual, um a um) ou por meio do Sistema ESO, de forma integrada com a gestão de riscos e exames (recomendado). É importante lembrar que os eventos devem ser enviados dentro do prazo determinado pelo governo.

5. Acompanhamento das informações: a empresa deve acompanhar as informações enviadas ao eSocial SST para verificar se não há inconsistências ou erros. Inadimplências podem gerar severas multas, que podem ser aplicadas pela quantidade de funcionários prejudicados.

6. Correção de informações: caso sejam identificadas inconsistências ou erros, a empresa deve corrigi-los no prazo determinado pelo governo.

7. Monitoramento dos prazos: é importante que a empresa fique atenta aos prazos estabelecidos pelo governo para o envio das informações. Como mencionado, o não cumprimento desses prazos pode gerar multas e outras penalidades.

Para reduzir esses passos e torná-los mais simples, a empresa pode optar por utilizar um software para eSocial SST online. O Sistema ESO oferece ferramentas completas para a gestão do eSocial SST, com elaboração de documentos, programas e laudos técnicos.

Vale lembrar que o processo de envio dos eventos de SST ao eSocial pode ser bastante complexo e requer conhecimento técnico sobre a área de Segurança e Saúde no Trabalho. Por isso, é recomendável que a empresa conte com a ajuda de profissionais especializados na área ou de empresas de consultoria em SST para garantir o cumprimento das obrigações legais.

Quais são os eventos de SST?

Os eventos de SST do eSocial são:

– S-2210 (CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho)

O Evento S-2210 é utilizado para o envio da CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho – pelo empregador/tomador de mão-de-obra. As empresas obrigadas a este evento devem informar a CAT através dele.

– S-2220 (ASO – Monitoramento da Saúde do Trabalhador)

O evento S-2220 (Monitoramento da Saúde do Trabalhador) é referente às informações do ASO – Atestado de Saúde Ocupacional – do trabalhador. 

– S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos)

O evento S-2240 (Condições Ambientais do Trabalho – Agentes Nocivos) é referente aos agentes nocivos (previdenciários) presentes nas atividades do trabalhador. As informações enviadas são baseadas no LTCAT.

Confira esta e outras perguntas frequentes em nossa FAQ eSocial.

COMO EVITAR MULTAS NO ESOCIAL?

Para evitar multas no eSocial, é necessário que as empresas estejam atentas às obrigações estabelecidas pelo governo. Algumas dicas que podem ajudar a evitar multas no eSocial são:

1. Conhecer as obrigações: é fundamental que a empresa conheça todas as obrigações estabelecidas pelo eSocial. Isso inclui o envio de eventos periódicos, a comunicação de afastamentos e licenças, o cadastramento de trabalhadores, entre outras obrigações já mencionadas neste artigo.

2. Manter as informações atualizadas: é importante que a empresa mantenha as informações dos trabalhadores atualizadas, principalmente no que se refere aos exames e riscos ocupacionais. Além disso, é preciso manter os dados cadastrais da empresa sempre atualizados.

3. Enviar as informações no prazo: é fundamental que a empresa envie as informações ao eSocial dentro dos prazos estabelecidos pelo governo. O não cumprimento dos prazos pode gerar multas e outras penalidades como mencionamos anteriormente.

4. Verificar as informações enviadas: antes de enviar as informações ao eSocial, é importante que a empresa verifique se não há erros ou inconsistências nas informações. Caso sejam identificados problemas, é necessário corrigi-los antes do envio. É possível retificar os eventos enviados com erro.

5. Buscar apoio de profissionais especializados: como o eSocial envolve diversas áreas da empresa, é recomendável que a empresa conte com o apoio de profissionais especializados em cada uma dessas áreas. Isso inclui profissionais de RH, contabilidade e principalmente profissionais de SST e clínicas do trabalho que atendem ao eSocial.

6. Capacitar os colaboradores: para garantir a qualidade das informações enviadas ao eSocial, é importante que os colaboradores da empresa estejam capacitados e conheçam as obrigações estabelecidas pelo governo. No caso da SST, o SESMT acaba sendo responsável por manter as informações de SST atualizadas, e para isso a equipe do SESMT precisa estar capacitada.

7. Manter os documentos organizados: é importante que a empresa mantenha os documentos relacionados ao eSocial organizados e acessíveis. Isso inclui documentos como contratos de trabalho, recibos de pagamento, comprovantes de treinamento, registro de exames, EPIs, agentes nocivos, entre outros.

Lembrando que as multas variam de acordo com a infração e com a legislação aplicável. É difícil determinar um valor exato, o que se pode fazer é se basear nos valores previstos. Por isso, é importante que a empresa esteja sempre atualizada quanto às obrigações e prazos para evitar problemas com o eSocial e se surpreender de forma indesejada com punições exorbitantes.

QUAL O VALOR PREVISTO DAS MULTAS DO ESOCIAL?

Confira a tabela de multas do eSocial SST com os valores previstos que podem ser aplicados em casos de inadimplências com os eventos S-2210, S-2220 e S-2240. Vale lembrar que os valores das multas do eSocial podem ser multiplicados pelo número de funcionários prejudicados.

Tabela de Multas do eSocial SST

Os valores das multas do PCMSO e ASO são calculados de acordo com o anexo I da NR 28, que mostra uma tabela em UFIR (Unidade Fiscal de Referência). Esta unidade não vigora mais desde o ano 2000, mas alguns cálculos tributários ainda são feitos (geralmente os ligados à CLT) utilizando os valores congelados. O cálculo de UFIR para Real é feito com o valor da tabela x (vezes) o valor congelado da UFIR. Então se a tabela da NR 28 mostra 2957 (em UFIR), multiplica-se por 1,0641 (valor congelado da UFIR desde o ano 2000), resultando em R$ 3.146,54. Estes valores não são específicos do eSocial ou INSS, mas são infrações trabalhistas que podem culminar em infrações previdenciárias, pois as informações do ASO constam no evento S-2220. As obrigações trabalhistas e previdenciárias precisam estar ambas em concordância no histórico da empresa.

Para evitar multas no eSocial SST, é recomendado o uso de um software integrado ao eSocial. Dessa maneira os riscos, acidentes e exames ficam sempre atualizados com os eventos S-2210, S-2220 e S-2240. O Sistema ESO é o software para eSocial hoje mais cobiçado no mercado, justamente pela maneira como integra o gerenciamento de riscos e exames com os eventos de SST.

Fonte: Portal eso